La gestión de personal es cada vez más compleja y exigente. Se necesita cumplir con determinados requisitos legales. Para ello, las empresas recurren a soluciones digitales: programas informáticos y aplicaciones. Comentaremos algunas de ellas, pero sobre todo nos detendremos a analizar el porqué de este proceder.
Leticia Moreno, directora del departamento de Recursos Humanos de la empresa D.L.F., una agencia de transporte y logística, cuenta como cuando el gobierno les obligó a llevar un registro detallado de la jornada laboral contrataron Kairoshr, una aplicación informática diseñada por programadores, que permite automatizar muchas de las tareas de gestión de personal.
Uno de los problemas a los que se enfrentaba D.L.F. es que en ocasiones sus trabajadores no podían fichar en los centros de trabajo, puesto que su jornada se iniciaba en ruta. A efectos legales, los discos de control presentes en camiones y furgonetas no son válidos. Por lo que era necesario utilizar otro sistema.
Con las aplicaciones informáticas, además de que los trabajadores pueden fichar desde su teléfono móvil, con independencia de su ubicación geográfica, la aplicación genera automáticamente un informe que cumple con todas las exigencias de la ley. Actualizando los registros en tiempo real.
Leticia señala que estas aplicaciones facilitan poder gestionar de una manera sencilla situaciones habituales que se dan en el día a día de cualquier empresa. Como son el control de ausencias, la planificación de las vacaciones, la solicitud de permisos, etc.
Un error bastante frecuente en las pequeñas empresas es pensar que la gestión de Recursos Humanos se limita a la elaboración de nóminas. Una tarea que pueden delegar en una asesoría laboral. Dirigir una plantilla implica muchas más acciones. Algunas de ellas solo las puede realizar la empresa. Para hacer que estas acciones sean menos pesadas entra en juego la tecnología. Estas son algunas tareas sobre gestión de Recursos Humanos que las soluciones informáticas facilitan enormemente.
Control de la jornada laboral.
El Decreto-Ley 8/2019 estableció en su día que todas las empresas que operan en España deberían llevar un control de la entrada y salida de los trabajadores de su puesto de trabajo. El trabador debe fichar cuando se pone a trabajar y hacerlo cuando termina su jornada de trabajo.
Esta acción debe quedar registrada en un informe personal y mensual; es decir, trabajador por trabajador y mes por mes. La empresa debe conservar los informes personales durante 4 años, mantenerlos actualizados y ponerlos a disposición de Inspección de Trabajo cuando lo soliciten. No tener el informe debidamente cumplimentado acarrea multas para la empresa que van desde los 60 € por trabajador hasta los 6.250 €.
Un aspecto sensible del registro de la jornada laboral es la protección de datos. Los datos recogidos por el informe son confidenciales y no se deben divulgar bajo ningún concepto. Siendo solo del conocimiento del trabajador y de la empresa; y de las autoridades laborales cuando lo requieran.
El Decreto Ley no establece un sistema específico para fichar. Se puede hacer desde un ordenador o firmando un parte individual en una hoja impresa. Sin embargo, la necesidad de crear un registro actualizado hace del uso de métodos digitales la manera más efectiva para elaborar el informe.
En este sentido, se han hecho populares las aplicaciones móviles para fichar. Se descargan en un teléfono como cualquier otra aplicación. El trabajador, por medio de ella, puede fichar en su teléfono móvil desde su ubicación. En el panel de control, en un ordenador de la empresa, aparece registrado en tiempo real el dispositivo y la ubicación desde la que ha fichado cada trabajador. Esto le permite a la empresa, además de cumplir con la ley, disponer de una poderosa herramienta con la que controlar el absentismo laboral y organizar los equipos de trabajo.
Canales de denuncia.
Como recoge la revista jurídica elderecho.com, las empresas con más de 50 trabajadores están obligadas a crear un canal de denuncias. Un mecanismo interno y extrajudicial que permite a la empresa prevenir y detectar prácticas irregulares e ilícitas; e intentar solucionarlas sin perjuicio de posibles responsabilidades judiciales.
Esta obligación proviene de la Directiva de la Unión Europea 2019/1937 y se adaptó a nuestro país por ley el 20 de febrero del 2023. Se trata de una medida que aboga por desarrollar la transparencia y la responsabilidad en el mundo empresarial.
A los canales de denuncia tendrán acceso los trabajadores, proveedores, clientes y cualquier profesional o empresa que trabaje con la empresa. No es un buzón de quejas y sugerencias; sino un mecanismo para detectar y solucionar situaciones injustas o poco éticas.
De su gestión se encargará un equipo con un responsable único a la cabeza, que velará por el correcto funcionamiento del canal. La gestión de los canales de denuncia se puede externalizar; es decir, lo puede llevar una agencia o una asesoría exterior a la empresa, lo cual, en cierto modo, asegura su autonomía.
Las denuncias que se presenten en el canal deberán ser confidenciales. Manteniendo la discreción del denunciante y asegurando que no se tomarán represalias contra él, con independencia de la resolución de la situación denunciada.
El acceso a las vías de denuncia y la gestión del canal es una tarea compleja. Más aún, sí se tiene en cuenta de que es una función añadida a las actividades habituales de la empresa. Por eso, el uso de métodos digitales facilita su gestión.
A tal efecto se emplean programas privados a los que solo tienen acceso los afectados y que tienen varios paneles. Uno para efectuar las denuncias y llevar un seguimiento de las mismas y otro exclusivo para los administradores.
Tramitación de bajas y permisos.
Aunque de la tramitación de las bajas por enfermedad se suelen encargar los servicios médicos y las mutuas de accidente de trabajo, no viene mal disponer de canales para hacer llegar los partes a la empresa. Sobre todo, el primer parte en el que se solicita la baja.
Esta es una medida que aporta tranquilidad al trabajador. El cual tiene constancia de que el documento que certifica su estado de salud ha llegado a las personas adecuadas.
Lo mismo sucede cuando un trabajador ha pedido un permiso para atender un asunto personal. En estos casos, se suele solicitar un justificante que acredite que el trabajador se encontraba en el lugar indicado y, que por tanto, su ausencia del puesto de trabajo está justificada.
Hacer llegar estos justificantes por vías digitales es una manera de constatar que el documento ha llegado a la empresa, evitando, de esta forma, posibles malentendidos
Notificaciones.
Las empresas suelen hacer llegar a sus trabajadores notificaciones que necesitan la constatación de que el destinatario las ha recibido.
Es, por ejemplo, la notificación de determinadas modificaciones en la relación laboral de un trabajador, como puede ser el hecho de ser afectado por un E.R.T.E. (expediente de regulación temporal de empleo). Cuando pensamos en el E.R.T.E. recordamos el confinamiento por el COVID-19, en el que buena parte de España nos tuvimos que quedar en casa para evitar la propagación de la pandemia. Sin embargo, los E.R.T.E. son una herramienta bastante utilizada por las empresas para adaptarse a las circunstancias. Un cambio de condiciones laborales puede ser una reducción temporal de la jornada laboral por una disminución provisional de la producción en la empresa.
Otra de las notificaciones que las empresas deben constatar de que han llegado al trabajador es la aplicación de medidas de seguridad e higiene en el trabajo. El trabajador debe dejar claro que ha recibido el documento y que lo ha leído. En caso contrario, las responsabilidades recaen directamente en la empresa.
Buena parte de estas notificaciones deben ser firmadas por el trabajador. Los departamentos de personal saben lo correoso que es hacer llegar los documentos a los destinatarios, que estos lo firmen y que vuelvan al departamento correspondiente. Es un proceso que hace que estas gestiones se demoren. Por eso, utilizar aplicaciones o software que incluyen la firma digital del trabajador hace más efectivas y rápidas estas gestiones.
La necesidad de soluciones digitales.
La gestión de personal está plagada de tareas repetitivas y burocráticas. Son trámites individualizados, puesto que hacen referencia a la relación que mantiene un trabajador con la empresa. Gran parte de ellas son obligatorias por ley. Ponen de manifiesto que los derechos de los trabajadores se están aplicando en cada caso concreto. Pero no podemos obviar que se trata de una tarea tediosa que suele ocupar mucho tiempo.
Por eso, el empleo de soluciones digitales agiliza buena parte de estos trámites. Volvamos al control de la jornada laboral, el primer ejemplo de tarea que pusimos en este artículo. Las aplicaciones móviles para fichar generan automáticamente los informes de cada trabajador. Imaginemos que los trabajadores ficharan en una hoja impresa que luego tendría que llegar a la asesoría o al departamento de personal. Los informes habría que cumplimentarlos uno a uno, e individualmente. Esto supone una inversión considerable de tiempo.
La tecnología está haciendo que las tareas de gestión de personal sean más efectivas, pudiendo dedicar el tiempo a otras tareas más rentables.
